Préparer une réunion

"Que l'on me donne six heures pour couper un arbre, j'en passerai quatre à préparer ma hache." Ces propos d'Abraham Lincoln expriment avec pertinence l'importance de toute préparation qui porte en germe les fruits à venir.
 

Organiser et anticiper les possibles

Une préparation sérieuse est la clé essentielle pour obtenir les résultats que l'on escompte. Cette préparation concerne les aspects pratiques (le lieu, les invitations, les relances, l'équipement...) et ceux plus essentiels liés aux objectifs de la réunion. Pour ce faire, il convient de se présenter en ayant une bonne connaissance de son sujet et de son contexte, ainsi la parole convainc davantage mais aussi d'imaginer les scenarii possibles d'intervention ou de réponses des autres participants pour pouvoir y répondre de façon plus adéquate.
 

Gérer le dialogue

Au delà des informations qui s'échangent lors d'une réunion, le dialogue est l'espace premier dans lequel se forgent les possibles. Animer ou participer à un débat implique de respecter et, dans une certaine mesure, de prendre en compte chaque participant, et avec lui, son angle de vue. Le dialogue demande donc une capacité à écouter autant qu'à s'exprimer. Pour encourager la participation des uns et des autres, il faudra faire preuve d'un équilibre certain en gérant les temps de parole, en incitant parfois et en écourtant d'autres fois, en s'assurant que chacun ait pu s'exprimer lors de l'échange.
 

Finaliser et prévoir

S'il parait essentiel d'ouvrir la réunion sur le rappel du contexte et des objectifs, il demeure tout autant crucial de maitriser l'avancement des débats pour qu'ils ne laissent pas de côté des points essentiels. Ce faisant, il est toujours intéressant de reformuler ce qui a été exprimé pour s'assurer que chacun se trouve à la même page. De la même façon, il est très utile, en fin de réunion, de rappeler les accords qui ont été trouvés, les questionnements qui demeurent et la suite à leur donner pour conclure sur un bilan compris de tous.